sábado, 9 de abril de 2011

Pregunta: ¿A quién desean evitar en una junta de trabajo?

“¿A quién desearía evitar en una reunión?”, es lo que pregunta Tino Fernández  en un artículo publicado en el diario especializado en negocios Expansión, de España.

Empieza diciendo, y es verdad, que “una buena parte de la jornada laboral de millones de directivos y empleados se ocupa en reuniones. La clave para que sean necesarias está en que tengan verdadero sentido y resulten productivas, cosa que no ocurre a menudo. Entre los culpables de este hay una tipología de compañeros que configuran una curiosa fauna. Usted no querrá encontrarse con ellos en su próxima cita en la oficina”.

A partir de ahí, don Tino Fernández analiza un reporte de Robert Half International en que se afirma que “un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el quehacer cotidiano y una pérdida de tiempo”.

Según otros estudios, se estima que cada día se celebran 11 millones de juntas de trabajo en empresas de Estados Unidos y que la mayoría de los ejecutivos se ven involucrados en 61.8 millones de juntas al mes, lo que implica, por persona, la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos.

Por eso, los expertos en reuniones eficaces subrayan la importancia de prepararlas correctamente: precisando el propósito de las mismas y utilizarlas solo para tomar decisiones estratégicas, no para discutir los problemas operativos del día a día.

Fundamental en una buena junta es una agenda bien diseñada para no perder el foco y caer en charlas tan inútiles como interminables.

Por lo tanto, dice Tino Fernández, “habría que evitar aquellas reuniones que no tengan una agenda clara, y también las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. Sin olvidar que resultan innecesarias aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas”.

Pero, además, “los expertos recomiendan huir como de la peste de ciertos ‘compañeros de reunión’ poco gratos y que no ayudan precisamente a que estas sean productivas”.

Tino Fernández menciona los tipos indeseables de compañeros de trabajo:

El primero es El Mudo: aquel que “permanece sentado y parece invisible, pasivo durante todo el tiempo. Algunos son tan silenciosos y pasan tan desapercibidos que hay quien duda de que hubieran estado en la reunión anterior. Normalmente, el ‘mudo’ actúa de tal forma por miedo a decir alguna estupidez, o porque sigue la máxima de que más vale no hablar que decir una tontería. Los ‘mudos’ desperdician grandes oportunidades para expresar sus ideas en público y hacerse escuchar. Es difícil poder valorarlos, porque no se sabe exactamente qué piensan. Alguien que no habla tiene muy difícil ser tenido en cuenta como candidato para un ascenso o promoción.

El segundo es El Acaparador: el que “trata de monopolizar la reunión es el polo opuesto al ‘mudo’. Cuesta meter baza cuando él está presente. Insiste en que sus ideas sean siempre escuchadas y atendidas, y se olvida de que el resto también debe participar en la reunión”.

El tercero es El Derrochador: Es aquel que “puede sentirse como pez en el agua en infinidad de reuniones. Es el tipo de persona que convoca reuniones por cualquier motivo, a cualquier hora y sin una agenda definida”.

El cuarto es El Multitarea: aquel “incapaz de centrar su atención en un tema concreto. Los ‘multitarea’ son ‘picaflores’ que emplean una gran parte del tiempo escribiendo mensajes de texto en el móvil, consultando su agenda o leyendo documentos que no tienen que ver con el tema para el que ha sido convocada la reunión. Su actitud envía un mensaje al resto: ‘en realidad, no me interesa demasiado lo que estáis tratando’…”

Pregunto a los lectores de este blog: ¿Pueden decirme, por Twitter, si no los nombres, las descripciones de aquellos compañeros de trabajo indeseables con quienes no les gusta reunirse?

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